EUROPEAN FOOD FORUM

Association sans but lucratif

à 1000 Bruxelles, rue Van Eyck 22

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C O N S T I T U T I O N

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L’AN DEUX MIL DIX-NEUF

Le cinq novembre

Devant nous Gaëtan WAGEMANS, notaire résidant à Ixelles, notaire de résidence à Ixelles, exerçant sa fonction dans la société privée à responsabilité limitée « Notaire WAGEMANS », ayant son siège à Ixelles, avenue Molière 208,

COMPARAISSENT :

  • Monsieur ADEMOV Asim Ahmed, né à Dabnista (Bulgarie) le 3 décembre 1968, de nationalité bulgare, numéro national bis 68.52.03-297.47, domicilié à 2940 Dabnitsa Oblast Blagoevgrad (Bulgaria), Str. Deseta, numéro 1
  • Monsieur BENIFEI Brando Maria, né La Spezia (Espagne) le 1er janvier 1986, de nationalité italienne, numéro national bis 86.01.01-817.93, domicilié à 19124, La Spezia (Italie), via XXIV Maggio
  • Madame GROSHENRY Irène Aude, née à Béziers (France) le 17 août 1987, de nationalité française, numéro national bis 48.17-116.50, domiciliée à 34270 Fontanès (France), rue de la Bénovie 22
  • Madame GRÄFIN VON THUN UND HOHENSTEIN Róża Maria Barbara, née à Krakow (Pologne) le 13 avril 1954, de nationalité polonaise, numéro national bis 54441305230, domiciliée à 00-769 Warszawa (Pologne), Węgrzyna 27J.
  • Madame AGUILERA GARCIA Clara Eugenia, née à Granada le 3 janvier 1964, de nationalité espagnole, numéro national bis 64.41.03-084.02,  domiciliée à  182010 PeligrosGranada (Espagne), Urbanización Los Portones C/ Pablo Neruda,
  1. CONSTITUTION
  2. Les comparants requièrent le notaire soussigné d’acter qu’ils constituent entre eux une association et de dresser les statuts d’une association sans but lucratif, dénommée « EUROPEAN FOOD FORUM», en abrégé « EFF », ayant son siège à 1000 Bruxelles, rue Van Eyck 22

Et il arrête ainsi qu’il suit les statuts de la société:

  1. STATUTS

Les comparants nous ont ensuite déclaré arrêter comme suit les statuts de l’associations sans but lucratif.

TITRE I: Forme légale – Dénomination – Siège – Objet – Durée Article 1: Nom et forme

La société revêt la forme d’une association sans but lucratif.
Elle est dénommée « EUROPEAN FOOD FORUM», en abrégé « EFF». Les dénominations complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément.

Article 2. Siège

Le siège est établi en Région de Bruxelles-Capitale.

Article 3. But désintéressé et objet

L’objectif du Forum alimentaire européen est d’être un forum de discussion indépendant et non partisan avec les législateurs, les décideurs politiques et les parties intéressées sur les défis et les opportunités résultant pour la société des thèmes clés de la politique agroalimentaire et des tendances émergentes en Europe dans le but d’améliorer la transparence et la compréhension mutuelle,

L’association cherche à développer et à maintenir des relations avec d’autres institutions publiques et privées qui s’intéressent à ces questions relatives à l’alimentation, à la croisée de certains objectifs clés de l’Union européenne en matière de développement durable, de santé publique, de changement climatique et d’agriculture. L’association ne prend pas ellemême position sur des questions politiques spécifiques.

L’association a pour but désintéressé:

  • faire le suivi des politiques publiques appropriées au niveau européen, en intégrant, anticipant et promouvant les grands thèmes de politique agroalimentaire et les tendances émergentes aux niveaux européen et mondial, en accordant également une attention particulière aux thèmes liés à la recherche;
  • promouvoir le développement d’une politique alimentaire commune en s’appuyant sur l’intelligence collective des acteurs du système alimentaire, y compris au niveau local;
  • appuyer une politique alimentaire commune visant à mieux écouter et à répondre plus rapidement aux préoccupations et aux aspirations des consommateurs européens;
  • développer et entretenir des relations avec d’autres institutions publiques et privées intéressées par ces questions – l’Association donne la priorité aux problèmes et aux actions qui s’inscrivent dans le cadre de l’Union européenne.

L’Association peut poser tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet. Elle peut notamment prêter son concours et s’intéresser à toute activité en rapport avec son objet social.

Afin de réaliser ce but désintéressé, l’association a pour objet les activités telles que celles qui suivent, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de ses membres:

  • Organisation de débats politiques, séminaires, de tables rondes et Sommet sur les questions relatives à la chaîne d’approvisionnement alimentaire
  • visites d’étude,
  • études,
  • participation à des événements publics,
  • Sommet annuel du Forum européen de l’alimentation,

Elle dispose, d’une manière générale, d’une pleine capacité juridique pour accomplir tous les actes et opérations ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui seraient de nature à faciliter directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation de cet objet.

Article 4. Durée

L’association est constituée pour une durée illimitée.

TITRE II: Membres Section I : Admission Article 5. Membres

  • 1er. L’association est  composé  de  Membres  Effectifs  et  deAutres Membres.
  • 2 Sont Members Effectifs:
  • les fondateurs;
  • Et les Membre du Parlement Européen:

L’Association peut accepter les Membres du Parlement Européen, ceuxci pouvant être toute personne physique qui est membre du Parlement Européen et qui est prête à adhérer aux objectifs de l’EFF.

L’association peut accepter comme « Membres » toutes les entités constituées légalement et conformément aux lois et aux pratiques des pays dont elles sont originaires et toutes les personnes physiques.

  • 3. Sont les Autres Membres :
  • ceux appartenant aux sous-catégories « Membres issus du milieu des Affaires » (Business Members) et «Membres des Institutions publiques et de la société civile» (Public Institutions and Civil Society Members), selon la définition qui est donnée à ces termes ci-après.

L’Association peut accepter des Membres issus du milieu des Affaires, qu’il s’agisse d’entreprises commerciales ou industrielles largement représentées en Europe et associations commerciales ou industrielles, qui sont prêtes à adhérer aux objectifs de l’EFF.

L’Association peut accepter des Membres des Institutions publiques et de la société civile, qu’il s’agisse d’associations non-commerciales ou d’associations de personnes (comme les organisations non gouvernementales, les associations non commerciales, les institutions académiques et les autres institutions publiques, Centres et agences de recherche et d’innovation, qu’elles soient publiques ou privées), qui sont susceptibles de participer de manière constructive à la poursuite des objectifs de l’EFF.

  • 4 Le nombre de Membres est illimité mais ne peut être inférieur à un effectif de 3 Membre du Parlement Européen et de 2 Membres issus du milieu des Affaires et Membres du Institutions publiques et de la société civile.
  • 5. Les Membre du Parlement Européen jouissent uniquement des droits et obligations qui sont fixés dans les présent statuts.
  • 6 Tous les Membres sont tenus d’adhérer aux objectifs de l’Association. Les Membres issus du milieu des Affaires et les Membres des Institutions publiques et de la société civile auront l’obligation de payer les cotisations annuelles conformément aux dispositions de l’article 8 des présents statuts.

De manière générale, les Membres devront respecter les lois applicables, les présents statuts et les décisions prises par les comités de l’Association en conformité avec les statuts.

Article 6. Procédure d’admission

Pour être admis comme Membre Effectif la personne doit répondre aux conditions stipulées à l’article précédent, doit obtenir l’agrément du Comité Directeur.

A cette fin, le candidat devra adresser au president du Comité Directeur, sous pli recommandé par courrier ordinaire ou par e-mail à l’adresse électronique de l’association, une demande motivée indiquant ses nom, prénoms, et domicile.

Les demandes d’admission seront approuvées par décision du Comité Directeur.

La décision du Comité Directeur sera prise conformément aux conditions de quorum et de majorité stipulées à l’article 12 des présents statuts. Le Directeur Général informera le demandeur de la décision du Comité Directeur et des raisons qui la justifient. La qualité de Membre commence dès l’annonce du Comité Directeur d’une décision positive au demandeur.

Le rejet d’une demande par le Comité Directeur     devra indiquer les principales raisons sous-tendant la décision, lesquelles raisons devant être basées sur les critères déterminant l’admissibilité à la qualité de Membre définis à l’article 5 ci-dessus. Le demandeur concerné aura le droit de faire appel de cette décision devant l’Assemblée Générale. L’Assemblée Général devra statuer sur cet appel lors de sa prochaine séance ordinaire ou extraordinaire.

Section II : Démission et exclusion Article 7. Démission

  • Cessation automatique
  • La qualité de Membre est perdue de plein droit suite au décès du Membre ou de la dissolution de son entité juridique.
  • La qualité de Membre du European Food Forum pour les Membres du Parlement Européen est automatiquement perdue dès que l’appartenance au Parlement Européen Si, pour une raison quelconque, l’immunité parlementaire du Membre du Parlement Européen est levée, la qualité de Membre est automatiquement suspendue pendant cette période.
  • Démission

Tout Membre du Parlement Européen peut démissionner à tout moment et avec effet immédiat en informant par écrit le Conseil d’Administration de l’Association.

Tout Membre issu du milieu des Affaires ou tout Membres des Institutions publiques et de la société civile peut démissionner de l’Association à la fin de chaque année calendrier et il devra informer par écrit le Conseil d’Administration de l’Association de sa démission au moins 2 mois à l’avance. Durant cette période, la qualité de Membre et les obligations afférentes, y compris et de manière non limitative l’obligation de payer les cotisations, resteront pleinement en vigueur.

  • Exclusion:

Les Membres peuvent être exclus sur décision de l’Assemblée Générale suite à une proposition en ce sens du Conseil d’Administration ou de Comité Directeur, parfois même avec effet immédiat, dans les cas suivants:

  • Une infraction grave aux obligations afférentes à la qualité de Membre, comme prévu à l’article 5 6 des présents statuts
  • le nonpaiement des cotisations dues par les Membres issus du milieu des Affaires ou les Membres des Institutions publiques et de la société civile dans le mois du rappel par lettre recommandée envoyé au Membre issu du milieu des Affaires ou au Membre des Institutions publiques et de la société civile dans ce cas ils seront considérés comme ayant démissionné;
  • Les conditions d’admissibilité à la qualité de Membre, comme stipulées à l’article 5 des présents statuts, ne sont plus remplies;
  • Le Membre a effectué un acte contraire aux lois ou aux règles générales acceptées d’honneur et d’intégrité personnelle applicables à la profession;
  • Effets de la cessation de la qualité de Membre
  1. Lors d’une constatation par le Conseil d’Administration ou le Comité Directeur justifiant l’exclusion d’un Membre, le Conseil d’Administration peut suspendre, jusqu’à la décision de l’Assemblée Générale, les droits du Membre concerné.
  2. Dans le cas où un Membre issu du milieu des Affaires ou un Membre des Institutions publiques et de la société civile perd sa qualité de Membre en raison d’une résiliation automatique, d’une démission, d’une exclusion ou de toute autre cause au cours d’une année financière, la cotisation annuelle continuera d’être due dans son intégralité pour toute l’année.
  3. Aucun Membre cessant d’être Membre de l’Association à la suite d’une résiliation automatique, d’une démission, d’une exclusion ou de toute autre cause, ni aucun de ses successeurs légaux, ne peuvent se prévaloir d’aucun droit sur les biens de l’Association.

La perte de la qualité de Membre comporte l’interdiction d’utiliser d’une quelconque manière son ancienne qualité de Membre.

Article 8. Cotisations des membres

Les Membres issus du milieu des Affaires et les Membres des Institutions publiques et de la société civile paient des cotisations annuelles qui sont déterminées chaque année par le Conseil d’Administration.

Les cotisations peuvent varier en fonction des différentes catégories de Membres issus du milieu des Affaires et de membres des Institutions publiques et de la société civile.

Certaines catégories de Membres des Institutions publiques et de la société civile peuvent être exemptées de contributions à la seule discrétion du Conseil d’Administration.

Les montants des cotisations de l’année suivante seront communiqués aux Membres concernés au moins deux mois avant la fin de l’année.

Les Membres reçoivent la facture au cours du premier trimestre de l’année à laquelle la cotisation correspond. Les paiements doivent avoir été reçus avant le 1er avril de chaque année.

Les cotisations demandées aux Membres sont déterminées comme suit:

  • Membre du Parlement Européen: pas de cotisations
  • Membres issus du milieu des Affaires:

*Cotisation de base: dix mille euros (10.000,00 €)

* Petites et moyennes entreprises: deux mille euros (2.000,00 €) (Les petites et moyennes entreprises étant définies comme des entreprises occupant moins de 250 salariés, dont l’actif fixe net est inférieur à 75 millions d’euros et dont le capital ne dépasse pas un tiers, directement ou indirectement, appartenant à une grande entreprise)

* Food, Agriculture and Retail associations:

* Cotisation de base: cinq mille euros (5.000,00 €)

* Food, Agriculture and Retail associations comprenant un budget annuel égal ou inférieur à 300.000,00 €: deux mille cinq cent euros (2.500,00 €)

  • Sector Association:

* Cotisation de base: cinq mille euros (5.000,00 €)

* sector associations comprenant un budget annuel égal ou inférieur à 300.000,00 €: deux mille cinq cent euros (2.500,00 €)

Membres des Institutions publiques et de la société civile:

  • Universités s, Organisations  non  gouvernementales, Centre derecherches et d’innovations et Agences représentant des intérêts non commerciaux ou n’ayant aucune société membre: cinq cents euros (500,00 €)

TITRE III. ADMINISTRATION – CONTRÔLE

Article 9. Composition du conseil d’administration (Board of Management)

  1. L’association est administrée par un Conseil d’Administration, lequel sera composé d’au moins deux (2) personnes et d’un maximum de quatorze (14) personnes. Le nombre maximum de Membres du Conseil d’Administration doit toujours être inférieur à celui des de Membres Effectifs du Comité Directeur.
  1. Élections. Les Membres du Conseil d’Administration seront élus par l’Assemblée Générale à partir des listes de candidats soumises à l’Assemblée Générale par les Membres Effectifs ; La catégorie des Membres issus du milieu des Affaires et la catégorie des membres des Institutions publiques et de la société civile proposeront chacune une liste à l’Assemblée Générale. Le Conseil d’Administration sera composée des candidats proposés par avec un maximum 7 Membres issus du milieu des Affaires et 7 Membres de Institutions publiques et de la société Le nombre doit toujours être égal pour chaque catégorie de membres.
  2. Les Membre du Parlement Européen ne pourront pas participer au Conseil d’Administration.
  3. Durée du mandat. La durée du mandat des Membres du Conseil d’Administration a été fixée à 3 Après cela, ils peuvent être réélus pour des mandats supplémentaires consécutifs de 3 ans. Le mandat de Membre du Conseil d’Administration cessera également si celui-ci décède ou est révoqué par le Membre issu du milieu des Affaires ou le membre des Institutions publiques et de la société civile qui l’employait au moment de sa nomination ou si le Membre du Conseil d’Administration démissionne de son mandat. Dans le cas d’une telle cessation, le Président du Conseil d’Administration, agissant au nom du Conseil d’Administration, pourra convoquer une Assemblée Générale pour nommer un Membre Provisoire du Conseil d’Administration. Ce Membre Provisoire du Conseil d’Administration terminera le mandat du Membre du Conseil d’Administration qu’il remplace. Si, en raison d’une telle cessation, le nombre de Membres du Conseil d’Administration descend en-dessous du nombre minimum de Membres requis par la loi ou par les présents statuts, le Président du Conseil d’Administration convoquera une séance de l’Assemblée Générale pour nommer sans retard un Membre Provisoire du Conseil d’Administration. Toutefois, le Conseil d’Administration continuera à être autorisé à expédier les affaires courantes.
  • Révocation. L’Assemblée Générale peut révoquer à tout moment les Membres du Conseil d’Administration.

Article 10. Présidence du conseil d’administration

Le conseil d’administration élit parmi ses membres un président.

Le conseil peut également nommer un vice-président, un trésorier et/ou un secrétaire.

En cas d’empêchement du président, il est remplacé par le vice-président ou, à défaut de vice-président, par un autre administrateur désigné par ses collègues, ou à défaut d’accord, par le plus âgé des administrateurs présents.

Article 11. Convocation du conseil d’administration

Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son Président.

Les Membres du Conseil d’Administration seront dûment convoqués aux réunions par le biais d’une convocation écrite envoyée par courrier ordinaire ou par tout autre moyen de communication écrite (y compris le courriel).

La convocation contiendra un ordre du jour pour la réunion et identifiera et spécifiera de manière suffisamment détaillée les affaires pour lesquelles un vote sera nécessaire.

La convocation devra être envoyé au moins 7 jours avant la date de la réunion.

À condition que tous les Membres du Conseil d’Administration soient d’accord, ils peuvent renoncer à la nécessité d’une convocation valable pour une réunion spécifique.

Article 12. Délibérations du conseil d’administration

Une réunion du Conseil d’Administration sera réputée être constituée valablement, même si certains ou l’ensemble des Membres du Conseil d’Administration ne sont pas physiquement présents ou  représentés, mais qu’ils participent aux délibérations par le biais d’un moyen moderne de télécommunications quelconque qui permet aux Membres du Conseil d’Administration de s’entendre et de se parler directement les uns aux autres, comme des services de vidéoconférence ou de téléconférence.

Dans de tels cas, les Membres du Conseil d’Administration seront réputés être présents.

Tout administrateur peut donner mandat à un de ses collègues pour le représenter à une réunion déterminée du conseil d’administration et pour y voter en ses lieu et place. Ce mandat doit être donné par écrit. Le mandant est, dans ce cas, réputé présent

Un administrateur peut aussi, à condition que la moitié des membres du conseil d’administration soient présents en personne, exprimer ses avis et formuler ses votes par écrit.

Le conseil d’administration ne peut délibérer et statuer valablement sur des points qui ne figurent pas à l’ordre du jour que si tous ses membres sont présents à la réunion et donnent leur consentement.

Ce consentement sera sensé être donné si aucune objection n’a été actée au procès-verbal.

En cas de partage la voix de celui qui préside la réunion est prépondérante. Toutefois, si l’association n’a que deux administrateurs, la voix de celui qui préside la réunion cesse d’être prépondérante jusqu’à ce que le conseil d’administration soit à nouveau composé de trois membres au moins.

  • Quorum. Sauf dans le cas où des exigences particulières sont stipulées par les présents statuts, les décisions du Conseil d’Administration ne peuvent être prises que lorsque les deux tiers des Membres du Conseil d’Administration sont présents ou représentés.
  • Majorité. La principale priorité est d’obtenir que les décisions soient prises par Dans le cas d’un vote, chaque Membre du Conseil d’Administration dispose d’une voix. Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix, celle du Président de séance est prépondérante.

Article 13. Procès-verbaux du conseil d’administration

Les décisions du conseil d’administration sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président de la réunion et les administrateurs qui le souhaitent.
Ces procès-verbaux sont consignés dans un registre spécial.
Les délégations, ainsi que les avis et votes donnés par écrit, y sont annexés.
Tout document daté et comportant la signature de tous les Membres du Conseil d’Administration et enregistré ou inséré dans le registre des procès-verbaux sera considéré comme constituant une décision du Conseil d’Administration. Les résolutions du Conseil d’Administration seront enregistrées au siège social de l’association.

Article 14. Pouvoirs du conseil d’administration

Le Conseil d’Administration aura le pouvoir de:

  • Préparer et présenter aux fins d’acceptation par l’Assemblée Générale le budget et les comptes annuels conformément à l’article 34 des présents statuts;
  • Administrer l’association;
  • Représenter l’association pour toutes les démarches réglementaires avec la possibilité de déléguer;
  • Déterminer la cotisation annuelle payable par les Membres Ef Tous les pouvoirs qui ne sont pas explicitement attribués à un autre comité de l’association en vertu de la loi ou des présents statuts seront exercés par le Conseil d’Administration.

Article 15. Rémunération des administrateurs

Les Membres du Conseil d’Administration ne recevront aucune rémunération.

Article 16. Conflit d’intérêts

Dans le cas où un Membre du Conseil d’Administration aurait un conflit d’intérêt lors de la prise de toute décision par le Conseil d’Administration, ce Membre devra informer le Conseil d’Administration d’un tel conflit d’intérêt et il devra s’abstenir de participer à la prise de décision. Article 17 : Représentation de l’Association

L’association sera représenté valablement dans ses rapports avec les tiers et en ce qui concerne tous les actes judiciaires et extrajudiciaires par deux Membres du Conseil d’Administration agissant conjointement.

Le Conseil d’Administration peut, sous sa propre responsabilité, déléguer la gestion journalière de l’Association à un directeur ou à un tiers (le «Directeur Général» ou « DG »).

Le directeur général de l’association est nommé par l Comité Directeur. Il est responsable de la gestion quotidienne de l’association, de toutes les tâches administratives et organisationnelles découlant des décisions du Conseil d’administration et, le cas échéant, d’autres organes de l’association, ainsi que de la gestion de ses locaux.

Dans le cadre de la gestion journalière des affaires, l’Association sera également représentée valablement dans ses rapports avec les tiers et en ce qui concerne tous les actes judiciaires et extrajudiciaires par le Directeur-Général agissant seul.

Aucune des personnes susmentionnées n’aura à fournir de justification dans ses rapports avec des tiers.

Il se peut que d’autres dispositions soient prévues concernant la représentation de l’association et la délégation de pouvoir dans les règlements administratifs.

TITRE IV- COMITE DIRECTEUR

Article 18. Comité Directeur (Steering Committee)

  • Le Comité Directeur se composera d’un minimum de 5 personnes et d’un maximum de trente (30) personnes. Les Membres du Comité Directeur devront être composés d’un minimum de 3 Membres du Parlement Européen, d’un représentant d’un Membre issu du milieu des Affaires et d’un représentant des membres des Institutions publiques et de la société civile, qui doit également Membre du Conseil d’Administration. Par ailleurs, des personnalités externes peuvent être Membres du Comité Directeur. Les critères d’admissibilité des personnalités externes seront décrits plus en détail dans les règlements administratifs. La distribution des mandats du Comité Directeur sur l’ensemble des Membre du Parlement Européen, des Membres du Conseil d’Administration et des personnalités externes peut être expliquée plus en détail dans les règlements administratifs.
  • Désignation. Les Membres du Parlement Européen du Comité Directeur seront nommés par l’Assemblée Générale à partir d’une liste de candidats soumise à l’Assemblée Générale par les Membres du Parlement Européen. Les Membres du Conseil d’Administration sont Mem- bres d’office du Comité Directeur. Les personnalités externes peuvent devenir Membres du Comité Directeur sur invitation des Membres du Parlement Européen qui sont Membres du Comité Directeur.
  • Durée du mandat. Le mandat des Membres du Parlement Européen du Comité Directeur expire en même temps que leur mandat au Parlement Européen (à savoir, 5 ans) ou lorsqu’ils cessent d’être Le mandat des Membres du Conseil d’Administration participant au Comité Directeur expire ou est résilié lorsque leur mandat au Conseil d’Administration expire ou est résilié. Le mandat des personnalités externes dans le Comité Directeur expire lorsque les mandats des Membres Politiques participant en même temps au Comité Directeur expirent.

Les mandats des Membres du Comité Directeur peuvent être renouvelés. 4. Révocation. L’Assemblée Générale peut révoquer à tout moment les Membres du Comité Directeur.

  1. Les Membres du Comité Directeur ne recevront aucune rémunération.
  2. Pouvoirs

Le Comité Directeur aura le pouvoir de :

  • définir la stratégie de ll’association
  • examiner les propositions du Comité de Programmation;
  • approuver le Programme des Manifestations, basé sur une proposition du Comité de Programmation;
  • émettre des recommandations au Conseil d’Administration, de sa propre initiative ou sur demande du Conseil d’Administration;
  • nommer les Co-présidents du Comité de Programmation.
  • Confirmer les nouveaux Membres;
  • Proposer à l’Assemblée Générale l’exclusion d’un Membre ; Présidence

Le Comité Directeur désigne en son sein un Président et des vice-presidents, qui devront être un Membre du Parlement Européen.

  1. Durée du mandat. La durée du mandat Président a été fixée à deux ans et six mois 5 ans. Après cela, ils peuvent être réélus pour des mandats supplémentaires consécutifs de deux ans et six mois.
  • Autres dispositions
    D’autres dispositions concernant le Comité Directeur, y compris celles afférentes à ses réunions, son ordre du jour et son processus décisionnaire, seront stipulées dans les règlements administratifs.

Article 19. Contrôle de l’association

Lorsque la loi l’exige et dans les limites qu’elle prévoit, le contrôle de l’association est assuré par un ou plusieurs commissaires, nommés pour trois ans et rééligibles.

TITRE V. ASSEMBLEE GENERALE

Article 20. Composition

L’assemblée générale est composée de tous les Membres de l’association.

Les Membres issus du milieu des Affaires et les membres des Institutions publiques et de la société civile pourront être représentés par un délégué («Représentant des Membres»).

Un Membre peut également être représenté à l’Assemblée Générale par un autre Membre appartenant à sa propre catégorie, à condition que cette représentation ait été enregistrée. Ceci signifie que tout Membre issu du milieu des Affaires, tout membre des Institutions publiques et de la société civile ou tout Membre du Parlement Européen ne peut être représenté respectivement que par un autre Membre issu de sa catégorie.

Article 21. Pouvoirs

L’assemblée générale exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et les présents statuts.
Ceci comprend les compétences exclusives suivantes qui peuvent seulement être exercées par l’assemblée générale :

1° la modification des statuts ;

2° la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée;

3° la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération;

4° la décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire, ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administrateurs et les commissaires;

5° l’approbation des comptes annuels et du budget; 6° la dissolution de l’association;

7° l’exclusion d’un Membre;

8° la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée;

10° ratifier la nomination des Membre du Parlement Européen qui deviendront Membres du Comité Directeur à partir des listes de candidats soumises à l’Assemblée Générale par les Membre du Parlement Européen;

11° convertir l’association en une société poursuivant un objectif social; 12° Mettre en œuvre tous les autres pouvoirs qui sont explicitement accordés à l’Assemblée Générale par les présents statuts.

13° tous les autres cas où la loi ou les présents statuts l’exigent.

Article 22. Tenue et convocation

  • L’Assemblée Générale prendra ses décisions lors de séances ordinaires ou extraordinaires.
    Les Membres sont convoqués à l’Assemblée Générale par le Président du Comité Directeur.
    Le Président du Comité Directeur devra convoquer une séance ordinaire de l’Assemblée Générale une fois par an, avec au moins les points suivants inscrits à l’ordre du jour:
  1. L’approbation des comptes annuels pour l’exercice financier passé,
  • l’approbation des budgets annuels pour l’exercice financier en Il est tenu chaque année, au siège, une assemblée générale ordinaire le dernier vendredi du mis de juin à 18 heures 30. Si ce jour est férié, l’assemblée générale est remise au premier jour ouvrable suivant.
  1. Des Assemblées Générales extraordinaires sont tenues chaque fois que les circonstances l’exigent et chaque fois qu’un cinquième des Membres en font la la demande.
    Dans ce dernier cas, le Président du Comité Directeur doit convoquer une Assemblée Générale dans les quatre semaines.
    Si aucune suite n’est donnée à la demande de convocation de l’Assemblée Générale dans les deux semaines de la demande, les demandeurs pourront procéder euxmêmes à la convocation selon les modalités de convocation de l’Assemblée Générale que doit suivre le Président du Comité Directeur.
  1. Les convocations sont adressées par écrit et par lettre ordinaire, courriel ou tout autre moyen écrit au nom du Président du Comité Directeur, et elles doivent être envoyées au moins quatre semaines avant la date de la séance de l’Assemblée Générale. La convocation devra préciser le lieu, la date et l’heure de la séance de l’Assemblée Générale. L’ordre du jour provisoire sera spécifié dans la convocation.
    Toute proposition signée par un vingtième des Membres doit être inscrite à l’ordre du jour.
    Si nécessaire, l’ordre du jour définitif sera envoyé à tous les Membres au moins 8 jours avant la séance de l’Assemblée Générale.
    Les sujets qui ne sont pas inscrits à l’ordre du jour ne seront pas abordés, à moins que tous les Membres soient présents ou représentés et conviennent unanimement de traiter ces sujets.
  1. Séances organisées par le biais d’une procédure écrite. Dans certains cas exceptionnels et lorsque l’urgence de l’affaire concernée le rend nécessaire, l’Assemblée Générale peut prendre des décisions en mettant en œuvre une procédure écrite. À cet effet, le Président du Comité Directeur enverra les résolutions proposées à tous les Membres par courrier ordinaire ou par tout autre moyen de communication qu’il estime approprié (y compris le courriel). Les résolutions proposées seront accompagnées d’un mémorandum préparé par le Président expliquant les raisons ayant conduit à utiliser la procédure écrite, ainsi que le contexte des résolutions proposées. Les résolutions proposées seront réputées avoir été adoptées si, dans un délai de dix jours ouvrés après avoir été envoyées, le nombre des communications dûment remplies renvoyées au Président par les Membres est suffisant pour constituer un quorum et satisfaire aux exigences de vote stipulées dans les présents
  2. Séances organisées par le biais de la vidéoconférence, de la téléconférence et des services de messagerie instantanée. L’Assemblée Générale peut avoir lieu et prendre des décisions par la mise en œuvre de technologies modernes de télécommunications qui permettent aux Membres de s’entendre et de se parler directement les uns aux autres, comme la vidéoconférence et la téléconférence. Dans le même contexte, l’Assemblée Générale peut également avoir lieu et prendre des décisions par la mise en œuvre de technologies modernes de télécommunications permettant aux Membres de converser les uns avec les autres par écrit comme, par exemple et de manière non limitative, les services de messagerie instantanée.

Article 23. Séances

La séance de l’Assemblée Générale sera présidée par le Président du Comité Directeur ou, si celui-ci en est empêché, par le Membre ayant la plus grande ancienneté ou par un autre Membre du Comité Directeur, tel que cela sera décidé par le Président.

Article 24. Délibérations

Tous les Membres auront droit à une voix dans l’Assemblée Générale. Tous les Membres auront le droit de:

  • Participer à la séance de l’Assemblée Générale;
  • S’exprimer lors de la séance de l’Assemblée Générale;
  • Voter lorsque l’Assemblée Générale prend des décisions sur les pouvoirs, comme décrit à l’article 21 des présents Toutefois, les «Autres Membres» (à savoir, les Membres Politiques) seront exclus du droit de vote lorsque l’Assemblée Générale prend une décision concernant les budgets et les comptes, comme décrit à l’Article 21, des présents statuts.

Quorum.

À moins que la loi ou les présents statuts n’en disposent autrement, l’Assemblée Générale sera réputée être composée valablement si quinze (15)% des Membres sont présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint à toute séance de l’Assemblée Générale, le Président du Comité Directeur devra convoquer une nouvelle séance dans les meilleurs délais, dans les quatre (4) semaines qui suivent. Cette seconde séance sera réputée avoir atteint le quorum quel que soit le nombre des Membres présents ou représentés.

Majorité

Les décisions au sein de l’Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf dans le cas où la loi, les présents statuts ou le règlement intérieur en décident autrement. En cas de partage des voix, celle du Président de séance est prépondérante.

Pour éviter tout malentendu, il est précisé que la décision concernant les budgets et les comptes, comme décrit à l’article 11, point g) des présents statuts, nécessitera une majorité des voix des Membres Effectifs, à l’exclusion des «Autres Membres».

L’Assemblée Générale donne décharge aux Membres du Conseil d’Administration, sauf si cette décharge est refusée par une majorité des deux tiers des voix exprimées lors d’une assemblée, où les deux tiers des Membres au moins sont présents ou représentés.

En ce qui concerne les modifications apportées aux statuts et la dissolution de l’association, les dispositions de l’article 33 des présents statuts s’appliquent.

Article 25.Procès-verbaux

Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre des procès-verbaux, lesquels sont signés par le Président du Comité Directeur Ce registre est conservé au siège social où tous les Membres peuvent en prendre connaissance.

Chaque Membre pourra recevoir une copie des procès-verbaux sur demande écrite.

Les décisions seront éventuellement portées à la connaissance des tiers intéressés par courrier, mail ou tout autre moyen écrit.

TITRE VI – COMITÉ DE PROGRAMMATION

Article 26 : Comité de programmation

  1. Composition. Le Comité de Programmation sera constitué de tous les Membres. Un ou plusieurs Membres issus du milieu des Affaires et des les Membres no issus du milieu des Affaires seront désignés pour agir individuellement comme leur représentants dans le Comité de Programmation.
  2. Durée du mandat. Le mandat de tout Membre du Comité de Programmation continuera pendant toute la durée de son appartenance à l’association et il cessera automatiquement lorsque cette appartenance à l’association arrive à son terme ou est résiliée.
  3. Les Membres du Comité de Programmation ne recevront aucune rémunération.

Article 27: Pouvoirs

Le Comité de Programmation aura le pouvoir de:

  • Proposer un « programme des manifestations » au Comité Directeur

Article 28: Co-présidents

Le Comité Directeur désigne trois co-présidents pour le Comité de Programmation, un étant un Membre du Parlement Européen faisant partie du Comité Directeur, et l’autres étant le représentant d’un Membre issu du milieu des Affaires et d’un membre des Institutions publiques et de la société civile, qui sont également Membres du Conseil d’Administration.

Article 29: Autres dispositions

D’autres dispositions concernant le Comité de Programmation, y compris celles afférentes à ses réunions, son ordre du jour et son processusdécisionnaire, seront stipulées dans les règlements administratifs.

TITRE VII. EXERCICE SOCIAL – REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

Article 30. Financement

Outre les contributions qui seront payées par les membres, l’association sera entre autre financée par les dons, legs et les revenus de ses activités.

Article 31. Exercice social

L’exercice social commence le premier janvier et finit le 31 décembre de chaque année.

A cette dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et le conseil d’administration établit les comptes annuels conformément aux dispositions légales applicables. Le conseil d’administration établit également une proposition de budget pour l’exercice social suivant.

Le conseil d’administration soumet les comptes annuels sur l’exercice social précédent et la proposition de budget pour l’exercice social suivant à l’assemblée générale annuelle.

Le Conseil d’Administration soumettra à l’approbation de l’Assemblée Générale, avant le 15 mai de chaque année, les comptes audités de l’année financière passée.

L’Assemblée Générale nommera un commissaire aux comptes.

Le commissaire aux comptes devra produire un rapport sur les comptes annuels de l’association.

Ce rapport devra être soumis à l’Assemblée Générale.

Article 32. Règlement d’ordre intérieur

Le Conseil d’Administration définit dans le règlement intérieur (règlements administratifs) les conditions relatives

  • à ses réunions
  • à la représentation de l’association et la délégation de pouvoir
  • aux réunions, à l’ordre du jour et au processus décisionnaire du Comité Directeur et du Comité de Programmation
  • ainsi qu’à tous les autres points qu’il jugera opportun de réglementer. Le règlement intérieur ne peut comporter aucune disposition qui serait incompatible avec les dispositions légales obligatoires ou avec les statuts de l’association.

TITRE VIII. MODIFICATION AUX STATUTS – DISSOLUTION – LIQUIDATION

Article 33.Modifictaion aux statuts

Seule l’Assemblée Générale sera habilitée à procéder à des modifications des statuts, à condition que l’objet de ces modifications soit stipulé dans la convocation et que les deux tiers des Membres soient présents ou représentés lors de la séance. Les décisions visant à modifier les statuts doivent être prises à la majorité des deux tiers des Membres présents ou représentés.

La décision de modifier la mission de l’association ou de procéder à sa dissolution doit être prise à la majorité des quatre cinquièmes des voix des Membres présents ou représentés.

Si les deux tiers des Membres ne sont ni présents ni représentés à la séance de l’Assemblée Générale, le Président devra appeler à une nouvelle séance, laquelle devra avoir lieu au plus tôt lors du quinzième jour de la séance précédemment organisée ; cette nouvelle séance sera réputée avoir atteint le quorum quel que soit le nombre de Membres présents ou représentés.

Article 34. Dissolution

L’association sera dissoute:

  • Sur décision de l’Assemblée Générale, conformément aux exigences de quorum et de majorité stipulées à l’article 33;
  • lorsque le nombre de Membres est inférieur à 3 Membres Politiques et 3 Membres issus du milieu des Affaires;
  • Sur décision judiciaire.

Article 35. Liquidateurs

En cas de dissolution de l’association, pour quelque cause et à quelque moment que ce soit, les administrateurs en fonction sont désignés comme liquidateurs en vertu des présents statuts si aucun autre liquidateur n’aurait été désigné, sans préjudice de la faculté de l’assemblée générale de désigner un ou plusieurs liquidateurs et de déterminer leurs pouvoirs et émoluments.

Article 36. Affectation de l’actif net

Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire, l’actif net de l’association dissoute est affecté à l’organisation ou aux organisations qui succèdent à l’association pour autant qu’il soit affecté à une fin désintéressée ou à défaut à une ou à des organisations qui poursuivent des buts similaires à ceux de l’association pour autant qu’ils soient affectés à une fin désintéressée.

Ces décisions ainsi que le nom, la profession et l’adresse du/des liquidateur(s) seront publiés aux annexes du Moniteur belge.

TITRE IX. DISPOSITIONS DIVERSES

Article 37. Responsabilité

Les Membres de l’association n’encourent, du fait de leur appartenance à cet organisme, aucune responsabilité, qu’elle soit individuelle, collective ou solidaire, en conséquence des actions entreprises par l’association et les obligations des Membres seront strictement limitées au montant de leur cotisation.

Article 38. Election de domicile

Pour l’exécution des présents statuts, tout membre, administrateur, commissaire ou liquidateur domicilié à l’étranger, fait élection de domicile au siège où toutes communications, sommations, assignations, significations peuvent lui être valablement faites s’il n’a pas élu un autre domicile en Belgique vis-à-vis de l’association.

Article 39. Compétence judiciaire

Pour tout litige entre l’association, ses membres, administrateurs, commissaires et liquidateurs relatifs aux affaires de l’association et à l’exécution des présents statuts, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du siège, à moins que l’association n’y renonce expressément.

Article 40. Emploi des langues

Dans la mesure requise par le droit belge, les documents et les procédures de l’association seront rédigés en français. La langue de travail de l’association est l’anglais.

Article 41. Droit commun

Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il ne serait pas licitement dérogé sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions impératives du Code des sociétés sont censées non écrites.

DISPOSITIONS FINALES ET (OU) TRANSITOIRES

Les comparants prennent à l’unanimité les décisions suivantes qui ne deviendront effectives qu’à dater du dépôt au greffe d’une expédition de l’acte constitutif, conformément à la loi.

  1. Premier exercice social et première assemblée générale ordinaire
    Le premier exercice social débutera le jour du dépôt au greffe d’une expédition du présent acte et finira le 31 décembre 2020.
    La première assemblée générale ordinaire aura donc lieu le dernier vendredi du mois de juin de l’année 2021
  1. Adresse du siège
    L’adresse du siège est situé à : 1000 Bruxelles, rue Van Eyck 22.
  1. Site internet et adresse électronique
    Le site internet de l’association est www.europeanfoodforum.eu L’adresse électronique de l’association est info@europeanfoodforum.eu Toute communication vers cette adresse par les membres de l’association est réputée être intervenue valablement.
  1. Désignation des administrateurs
    L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à 5 Sont appelés aux fonctions d’administrateur pour une durée de 3 ans:
  • Monsieur ADEMOV Asim,
  • Monsieur BENIFEI Brando,
  • Madame GROSHENRY Irène,
  • Madame GRÄFIN VON THUN UND HOHENSTEIN Rosa,
  • Madame AGUILERA GARCIA Clara,

Tous prénommés et ici présents et qui acceptent Leur mandat est gratuit

  1. Commissaire
    Compte tenu des critères légaux, les comparants décident de ne pas procéder actuellement à la nomination d’un commissaire.
  1. Pouvoirs
    La société REGIE CONTELLATION ayant son si ège à 1000 Bruxelles, ru de Crayer 16 ou toute autre personne désignée par lui, est désigné en qualité de mandataire ad hoc de l’association, afin de disposer des fonds, de signer tous documents et de procéder aux formalités requises auprès de l’administration de la tva ou en vue de l’inscription à la Banque carrefour des Entreprises.

    Aux effets ci-dessus, le mandataire ad hoc aura le pouvoir de prendre tous engagements au nom de l’association, faire telles déclarations qu’il y aura lieu, signer tous documents et en général faire tout ce qui sera utile ou nécessaire pour l’exécution du mandat lui confié.

  1. Les personnes qui ont été désignées plus haut comme administrateurs et qui sont présents ou représentés comme indiqué, déclarent à l’unanimité prendre les décisions qui suivent :
  • Madame GRÄFIN VON THUN UND HOHENSTEIN Róża, précitée, est désigné à la fonction de président du conseil d’administration pour la durée de son mandat d’administrateur, et aussi président du Comité Directeur ici présente et qui
  • Madame Luisella CIANI, née à Palmanova (UD) le 21 Juin 1971 e nationalité italienne, numéro national bis 710621-570.42, domicilié à 1040, Bruxelles (BE), Avenue Edouard de Thibault, 18, est désignée à la fonction de directeur général ici présente et qui
  1. Frais et déclarations des parties
    Les comparants déclarent savoir que le montant des frais, rémunérations ou charges incombant à l’association en raison de sa constitution s’élève à deux mille trois cents euros (2.300,- EUR).
    Ils reconnaissent que le notaire soussigné a attiré leur attention sur le fait que l’association, dans l’exercice de son objet, pourrait devoir obtenir des autorisations ou licences préalables ou remplir certaines conditions, en raison des règlements en vigueur en matière d’accès à certaines activités.

PRO FISCO

Le droit d’écriture (Code des droits et taxes divers) comporte nonantecinq euros (95 EUR) et est payé sur déclaration par le notaire soussigné. ARTICLE 9 § 1 ALINEA 2 DE LA LOI DE VENTÔSE

Les comparants reconnaissent avoir été éclairés par le notaire instrumentant sur la portée de l’article 9, paragraphe 1er , alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat, qui dispose: “Lorsqu’il constate l’existence d’intérêts contradictoires ou d’engagement disproportionnés, le notaire attire l’attention des parties et les avise qu’il est loisible à chacune d’elle de désigner un autre notaire ou de se faire assister par un conseil. Le notaire en fait mention dans l’acte notarié”.

DONT ACTE

Fait et passé à

Et après lecture intégrale et commentée, les comparants, présents ou représentés comme dit est, ont signé avec Nous, Notaire.